Źródło: „Wójt i Jego Gmina” nr 1(2)

Ślub w gminie, czyli co robi urząd stanu cywilnego
Urzędy stanu cywilnego są "szczególnymi" wydziałami urzędów miast i gmin. W roku 1990 weszły w życie ustawy, które podzieliły administrację rządową i samorządową. Zadania administracji rządowej wykonywali wojewodowie, terenowe organy administracji, podporządkowane bezpośrednio ministrom oraz organy gminy, które działały w ramach zadań zleconych. Zgodnie z przepisami ustawy z dnia 17 maja 1990 roku o podziale zadań i kompetencji określonych w ustawach szczególnych pomiędzy organy gminy, a organy administracji rządowej oraz o zmianie niektórych ustaw, do właściwości organów gminy przeszły, jako zadania zlecone przez administrację rządową czynności wykonywane przez urzędy stanu cywilnego. Zatem urzędy stanu cywilnego wchodzą w skład gminy. Gmina stanowi ich okręg.
Z tej zasady wynika, że w każdej gminie powinien działać urząd stanu cywilnego. Ponieważ nie zawsze istnieje taka potrzeba, przepisy prawa dopuszczają możliwość utworzenia przez wojewodę urzędu stanu cywilnego właściwego dla kilku okręgów. Z mocy ustawy kierownikiem urzędu stanu cywilnego jest wójt, burmistrz (prezydent). Rada gminy (miasta) może powołać innego kierownika i jego zastępców.
Tak się z reguły dzieje, co nie oznacza, że kierownicy wymienieni z mocy ustawy tracą swoje kompetencje. Równolegle jest więc dwóch kierowników urzędu stanu cywilnego, jeden z mocy prawa, drugi powołany przez radę. W praktyce burmistrz (prezydent), wójt pełni tę funkcję, gdy kierownik powołany przez radę jest nieobecny lub gdy sam chce dokonać określonej czynności. Pracodawcą kierownika urzędu stanu cywilnego jest więc wójt, burmistrz (prezydent). Kontrolę nad prawidłowością sporządzania aktów stanu cywilnego, prowadzenia ksiąg stanu cywilnego, należytego ich zabezpieczenia przed uszkodzeniem, zniszczeniem, kradzieżą oraz dostępem osób nieuprawnionych sprawują wojewodowie. Natomiast nadzór nad rejestracją stanu cywilnego sprawuje Minister Spraw Wewnętrznych i Administracji.
Akty stanu cywilnego to dokumenty szczególne, podlegają ochronie prawnej, ponieważ zawierają dane osobowe. Stanowią one dowód stwierdzający zaistnienie zdarzenia. Ich prawne znaczenie podnosi fakt, że są one wyłącznym dowodem zdarzeń stanu cywilnego, a ich niezgodność z prawdą może być udowodniona jedynie w postępowaniu sądowym. Istotne jest, że mają swoją moc dowodową również wówczas, gdy stwierdzają zdarzenie niezgodne z prawdą, a tracą ją wyłącznie na mocy orzeczenia sądowego.

Dane umieszczone w aktach stanu cywilnego pozwalają na ustalenie stanu cywilnego osoby, jej zdolności do czynności prawnych, wstępnych, zstępnych, pochodzenia dziecka, istnienia lub nieistnienia małżeństwa.
Do podstawowych czynności urzędów stanu cywilnego, należy sporządzanie aktów urodzeń, małżeństw i zgonów. Wpisaniu podlegają więc zdarzenia doniosłe dla każdego człowieka: fakt, że się rodzi, zawiera związek małżeński i umiera. Czynności tych dokonuje kierownik urzędu stanu cywilnego lub jego zastępca (zastępcy), przy pomocy zespołu pracowników, bez których czas trwania procedury byłby bardziej wydłużony.
Pierwszym dokumentem, który powstaje w życiu człowieka jest akt urodzenia. Po przyjściu na świat dziecka, dokonuje się rejestracji tego zdarzenia w urzędzie stanu cywilnego w tej miejscowości, gdzie dziecko się urodziło. W przypadku rejestracji urodzeń przestrzegana jest zasada terytorialna, która obliguje do zarejestrowania narodzin dziecka, w miejscu jego zdarzenia. Nie ma więc tutaj znaczenia stale zameldowanie rodziców dziecka lub ich miejsce pobytu. Po dokonaniu tej czynności, osoba rejestrująca urodzenie uzyskuje z aktu trzy odpisy. Jest to jedyny dowód na to. że takie zdarzenie nastąpiło.
Kolejnym zdarzeniem jest zawarcie związku małżeńskiego. Obecnie istnieją dwie formy zawarcia małżeństwa ze skutkami cywilnymi. Pierwszą z nich jest zawarcie małżeństwa przed kierownikiem w lokalu urzędu stanu cywilnego, potocznie nazywane ślubem cywilnym. Małżeństwo może być zawarte po upływie miesiąca od chwili zgłoszenia się w tej sprawie przed kierownikiem i dopełnienia wymaganych prawem formalności. W przeciwieństwie do zasady terytorialnej obowiązującej przy rejestracji urodzeń, małżeństwo, może być zawarte w każdym wybranym urzędzie stanu cywilnego na terenie kraju. Nie ma tutaj zależności pomiędzy stałymi meldunkami przyszłych małżonków, a gminą lub miastem, gdzie zamierzają zawrzeć małżeństwo. Dowolność wyboru miejsca zawarcia małżeństwa cywilnego, wprowadziła zmiana do obowiązującej od roku 1986 Ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego, która weszła w życie od listopada 1998 roku. W przypadku wyboru tej formy małżeństwa, mężczyzna i kobieta, muszą zgłosić się osobiście przed kierownikiem urzędu stanu cywilnego, złożyć stosowne dokumenty i ustalić termin zawarcia małżeństwa. Zdarzają się również sytuacje, kiedy kierownik urzędu stanu cywilnego dokonuje tej czynności poza lokalem urzędu stanu cywilnego. Oczywiście jedynie przypadkach uzasadnionych. Ma to najczęściej miejsce w mieszkaniu prywatnym, w szpitalu, areszcie lub zakładzie karnym.
Drugą możliwą formą jest małżeństwo konkordatowe. Polega ono na tym, że zawierane jest tylko przed duchownym, a również wywołuje skutki cywilne. Aby skorzystać z tej formy, należy także zgłosić się przed kierownikiem urzędu stanu cywilnego, ale tylko w celu uzyskania odpowiednich dokumentów dla Kościoła. Zaświadczenia do zawarcia małżeństwa konkordatowego wydaje kierownik urzędu stanu cywilnego miejsca stałego zameldowania. Jeżeli przyszli małżonkowie mają różne zameldowania, mają wówczas prawo wyboru, do którego z kierowników zgłosić się po stosowne zaświadczenia.
Gdy małżeństwo zostaje zawarte przed kierownikiem w lokalu urzędu stanu cywilnego. z tą chwilą powstaje akt małżeństwa. Natomiast w przypadku małżeństwa konkordatowego, akt sporządza również kierownik urzędu stanu cywilnego, lecz następuje to nie w chwili jego zawarcia przed duchownym, tylko w późniejszym, określonym przez ustawodawcę terminie. Zgodnie z obowiązującymi przepisami, duchowny w ciągu pięciu dni po udzieleniu małżeństwa wyznaniowego, zawiadamia o tym fakcie stosownym zaświadczeniem tego kierownika urzędu stanu cywilnego, na terenie działania, którego mimo miejsce zdarzenie, czyli zawarcie małżeństwa w Kościele, Na przykład: kobieta jest na stałe zameldowana w Lublinie, mężczyzna w Toruniu. Oboje zgłosili się po zaświadczenia do małżeństwa konkordatowego w Toruniu. Następnie zawarli to małżeństwo w jednej z parafii miasta Krakowa. Wówczas duchowny o tym fakcie powiadomi kierownika urzędu stanu cywilnego w Krakowie, który niezwłocznie sporządzi akt małżeństwa. Zaświadczenia do zawarcia małżeństwa konkordatowego mają ważność przez trzy miesiące od daty ich wydania.
Osoby zamierzające zawrzeć związek małżeński (bez względu na wybraną formę), muszą mieć ukończone 18 lat. 1X7 uzasadnionych przypadkach kobieta, przed ukończeniem osiemnastego roku życia, może uzyskać zgodę sądu na zawarcie małżeństwa. Jednak w tym przypadku warunkiem rozpatrzenia sprawy w sądzie, jest ukończony szesnasty rok życia kobiety.
Po zawarciu małżeństwa w obu formach i po zarejestrowaniu tego aktu, kierownik urzędu stanu cywilnego wydaje małżonkom trzy odpisy skrócone zawartego małżeństwa, które są wyłącznym dowodem potwierdzającym zdarzenie.
Zgon człowieka również podlega rejestracji w urzędzie stanu cywilnego. Bez dopełnienia tej czynności, nie ma dowodu na to zdarzenie w postaci odpisów z aktu zgonu. Zgłoszenia zgonu dokonuje się w tym urzędzie stanu cywilnego, na terenie którego miało to miejsce. Podobnie jak w przypadku rejestracji urodzenia, nie ma znaczenie stały meldunek osoby zmarłej, lecz miejsce gdzie to nastąpiło. W praktyce zdarza się często, że osoba chcąca zarejestrować zgon pojawia się w urzędzie miejsca stałego pobytu zmarłego, pomimo że zgon nastąpił na przykład w szpitalu w innej miejscowości. W tym przypadku, niestety, kierownik nie może dokonać tej czynności, odsyłając osobę zainteresowaną do właściwego urzędu stanu cywilnego.
Takie sytuacje wywołują czasami dodatkowy stres i irytację osoby chcącej dokonać rejestracji zgonu. W takich sytuacjach bardzo ważną rolę odgrywa kierownik urzędu stanu cywilnego, jego doświadczenie i umiejętność złagodzenia napiętej sytuacji.
Osoba rejestrująca zgon powinna posiadać kartę zgonu wystawioną przez lekarza oraz dowód osobisty osoby zmarłej. Brak dowodu osobistego nie jest powodem odmowy rejestracji zgonu. Pracownik rejestrujący zgon przyjmuje w tej sytuacji stosowne oświadczenie o jego zaginięciu.
Podobnie jak w przypadku rejestracji urodzenia i małżeństwa, również z aktu zgonu wydaje się odpisy skrócone jako dowód zaistnienia zdarzenia. Dopiero na tej podstawie można załatwiać resztę spraw związanych z pochówkiem.
Warto zwrócić uwagę jak ważną rolę odgrywają uzyskane odpisy z wymienionych aktów. Są one przede wszystkim podstawowymi dowodami w niemal każdym postępowaniu sądowym. Niezbędne będą przy ustaleniu ojcostwa w sądzie, przy uznaniu dziecka przez ojca biologicznego. W sprawie rozwodowej, czy orzeczeniu separacji, także przy unieważnieniu małżeństwa, albo ustaleniu jego nieistnienia. Sąd zażąda ich zawsze w przypadku spraw spadkowych, jak również firmy ubezpieczeniowe w przypadku zawierania umów ubezpieczeniowych lub przy dokonywaniu wypłat. Wielokrotnie odpisów z różnych aktów stanu cywilnego żądają zakłady pracy. Niezbędne są często w szkolnictwie, złożyć je też należy w przypadku wyrabiania dowodu osobistego, paszportu. Można zatem zauważyć, że towarzyszą człowiekowi niemal w każdej dotyczącej go sprawie.
Oprócz wymienionych podstawowych zadań z zakresu rejestracji urodzeń, małżeństw i zgonów, w urzędzie stanu cywilnego dokonuje się wielu innych czynności, których efektem jest uporządkowanie danych w istniejących już aktach, dokonanie w nich stosownych zmian. czy uzyskanie w innej formie potrzebnych do różnych osobistych spraw dokumentów. Do uprawnień kierownika urzędu stanu cywilnego należy przyjmowanie oświadczeń nie tylko o wstąpieniu w związek małżeński, ale także o:
- powrocie małżonka rozwiedzionego do nazwiska noszonego przed zawarciem małżeństwa (można tego dokonać w ciągu trzech miesięcy od dnia uprawomocnienia się wyroku rozwodowego)
- uznaniu dziecka (gdy ojciec biologiczny dobrowolnym oświadczeniem woli przed kierownikiem urzędu stanu cywilnego uznaje dziecko za swoje)
- nadaniu dziecku nazwiska męża matki (gdy matka dziecka wyjdzie za mąż za mężczyznę, który nie jest ojcem dziecka, a dziecko nie nosiło nazwiska ojca biologicznego).
W urzędzie stanu cywilnego dokonuje się także wszelkich sprostowań błędów w aktach stanu cywilnego. Zdarzają się błędy w danych, które figurują w sporządzonych aktach urodzeń, małżeństw lub zgonów. Na podstawie innych dokumentów, kierownik może wydać decyzję o sprostowaniu aktu stanu cywilnego. Podobnie jest w przypadku, gdy akt stanu cywilnego nie zawiera wszystkich danych, które powinny być w nim wpisane. Kierownik w tym przypadku może wydać decyzję o uzupełnieniu aktu stanu cywilnego.
Inną ważną czynnością, którą dokonuje kierownik urzędu stanu cywilnego jest wydawanie dokumentów obywatelowi polskiemu, do zawarcia małżeństwa za granicą. Osoba zamierzająca zawrzeć małżeństwo za granicą musi zgłosić się w tej sprawie w urzędzie stanu cywilnego miejsca swojego stałego zameldowania. Kierownik po przeprowadzeniu krótkiego postępowania wydaje stosowny dokument, który nosi nazwę zaświadczenie o zdolności prawnej do zawarcia małżeństwa za granicą". Zaświadczenie takie jest ważne przez trzy miesiące.
Od roku 1996 kierownik urzędu stanu cywilnego uzyskał nową, nie przysługującą mu dotychczas kompetencję, która wychodzi poza zakres rejestracji stanu cywilnego. Jest nią sporządzenie testamentu. Rola, którą kierownik spełnia przy sporządzeniu testamentu, jest zbliżona do roli notariusza, ponieważ ma on nie tylko przyjąć do wiadomości treść oświadczenia spadkodawcy, ale zapewnić jej spisanie w odpowiednim dokumencie oraz czuwać nad zachowaniem całokształtu wymagań, od których prawo uzależnia ważność testamentu.
Coraz większym powodzeniem i popularnością cieszą się w społeczeństwie jubileusze pożycia małżeńskiego. Są to 5o-lecia pożycia małżeńskiego, czyli „Złote Gody". Uroczystości takie odbywają się w urzędzie stanu cywilnego miejsca stałego zameldowania Jubilatów. Nie ma znaczenia miejsce zawarcia przez nich związku małżeńskiego. Trudno bowiem sobie wyobrazić, aby na przykład małżonkowie, mieszkańcy Zakopanego, którzy 50 lat temu zawierali małżeństwo w Toruniu, musieli przybyć na tę uroczystość do Torunia. Uruchomienie procedury nie jest w tym przypadku skomplikowane, wystarczy że jedno z Jubilatów lub osoba z najbliższej rodziny, zgłosi się z dowodami osobistymi u kierownika urzędu stanu cywilnego w miejscu stałego pobytu Jubilatów i zgłosi chęć uczestniczenia w takiej uroczystości.
Jeśli małżeństwo zostało zawarte w innej miejscowości, niż aktualnie przebywają Jubilaci, należy przedstawić również odpis skrócony aktu małżeństwa. Dalsze czynności w tym zakresie pozostają już w gestii pracownika urzędu. Jubilaci są powiadamiani pisemnie o terminie wręczenia Im medali za długoletnie pożycie małżeńskie, które nadane zostają przez Prezydenta Rzeczpospolitej Polskiej.
Urzędy stanu cywilnego organizują również uroczystości związane ze 100-leciem urodzin swojego mieszkańca. W takiej sprawie także należy zgłosić się w urzędzie stanu cywilnego miejsca stałego pobytu jubilata.
Wymienione tutaj pokrótce podstawowe czynności, które wykonują urzędy stanu cywilnego, nie oddają w pełni całokształtu zadań, które na nich spoczywają. Są raczej zarysem tych najbardziej koniecznych w życiu każdego człowieka, o których wiedza jest konieczna.
Nie bez znaczenia jest również fakt, że urzędy stanu cywilnego, są jednymi z najbardziej "trwałych" urzędów administracji publicznej. Niezależnie od tego, jaki jest ustrój, jakie rządy, czy podział administracyjny kraju, urzędy stanu cywilnego wykonują swą pracę zawsze w ten sam sposób.